Kassasjonshandsaming

"Med kassasjon er meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert.

Med bevaring er meint at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem inn under føresegner om bevaring, kan såleis ikkje kasserast"

(Forskrift om offentlege arkiv § 3-18, annet ledd).

Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner trådte i kraft 1. februar 2014.

All kassasjon skal utføres i tråd med det til enhvert tid gjeldende regelverk. Kommunen må utarbeide egne kassasjonsfrister før kassasjon utføres (Behandling av offentlige arkiver § 4-5).

Følg lenker under for bevarings- og kassasjonsbestemmelser

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. Kapittel IV. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950.

.

Med kassasjon forstår vi at arkivlagde dokument vert fjerna frå arkivet for å bli øydelagt.

Kassasjonsreglar skal tolkast slik at løyve til kassasjon er relativt, medan krav om bevaring er absolutt. 

Bevaringspåbode er omtala i arkivforskrifta.

Kassasjonsreglane inneheld ikkje noko krav om kassasjon, men er ei generell rettleiing som seier kva slags sakstypar som kan kasserast.

Dokumentsenteret må gjere ei kassasjonsvurdering av desse sakene for å sjå om dei inneheld bevaringsverdig dokumentasjon.

.

I arkivforskriftens § 3-21 heter det blant anna: 

”For materiale som ikkje kjem inn under arkivavgrensinga i §3-19 eller bevaringspåbodet i 

§ 3-20, skal det utarbeidast kassasjonsreglar.” 

Riksarkivaren har utarbeidet generelle kassasjonsregler for saker som gjelder egenforvaltning, dvs klasse 0,1 og 2 i arkivnøkkelen. 

For fagsystemene må det utarbeides egne spesifiserte regler og disse må godkjennes av Riksarkivaren. 

 .

Bjørnafjorden kommune har egen kassasjonsplan, men følger retningslinjene som er utarbeidet av riksarkivet. 

Å kassere betyr å kaste/destruere/kvitte seg med arkiv som ikkje lenger har verdi som dokumentasjon, jf. arkivforskriften § 3-21.  

Det er straffbart å utføre kassasjon på materiale som skal bevares i henhold til lovverket.  

Det skal utarbeides kassasjonsfrister for materiale som ikkje må bevares. 

Elektronisk sak/arkivsystem som følger Noark - standarden har funksjoner for å merke av for kassasjon.  

Ved en periodisering og produksjon av uttrekk vil da ikkje dokumentene bevares, bare journalpostopplysningene. Det er dette som menes med kassasjon ved å holde utenfor uttrekk.

Dersom lovverket gir anledning til kassasjon/arkivbegrensning kan enkelte dokumenttyper holdes utenfor sak/arkivsystemet i eit digitalt format.  

Desse dokumenttypene blir da kassert ved at de aldri blir lagret i et godkjent format. 

Ved elektronisk dokumenter må filene, programmet eller fagsystemet slettast på ein slik måte at informasjonen ikkje kan bli gjenskapt og dermed misbrukt på noko vis. 

I arkivforskriftens § 3-20 heiter det blant anna: 

”Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevares:” 

• Arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført, 
• Møtebøker, forhandlingsprotokoller etc. 
• Organets egne årsmeldingar. 
• Journaler, journalregister, journaldatabaser. 
• Arkivnøkler og eventuelle andre fremfinningsregistre. 
• Arkivplaner. 
• Presedenssaker. 
• Kart, med unntak av trykte kart uten påtegning. 
• Innstillingar og endelige vedtak fra styre, råd, nemnder og utvalg. 

Vi gjør oppmerksom på at dette er minimumsbestemmelser. Det er brudd både på arkivloven § 9 og arkivforskriften § 3-21 å kassere arkivmateriale uten å innhente Riksarkivarens samtykke først, sjølv om materialet ikkje er listet opp på bevaringslisten over. 

.

Med heimel i Riksarkivaren si føreskrift, kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokument  
§ 1-3 kassasjon av papirversjonar ved skanning, kan dokumenta kasserast i tråd med desse føresegnene.  

Dokumenta skal oppbevarast i tre månader på arkivet.  

Dokumenta skal være bunka etter dato. 

 .

• Kontroller om det er nokre av dokumenta eller vedlegga som er av ein slik type at dei må bevarast i papirformat. 
• Kontroller at det er den rette perioden som ligg klar for kassasjon. 
• Skanning av dokument skal vere utført fortløpande og kvalitetssikra ved journalføring. 
• Saksdokument skal vere konvertert til arkivformat ved status J (PDF-format) utan feil og manglar.  
• Rutinane for sikkerhetskopi skal vere følgt og i orden. ITHjelpa må ha utført dagens backup og konvertering til arkivformat må vere vellukka før vi kan makulere dokument. 
• Gjennomføring: første arbeidsdag kvar tredje månad. 

Ved feil og manglar skal all sletting og kassasjonsrutinar stoppast fram til sjekkpunktet er ordna. 

 
Sakspost som skal makulerast følgjer særskilte rutinar der det er kontrollert  at alt blir makulert.    

• Dette skal gjerast i påsyn av to personar når det gjeld særleg sensitivt materiale. 

 
Vi nyttar spann frå Fretex (makuleringsordning) til å makulere dokumenta. Tømming av spann vert bestilt av fagleiar arkiv eller leiar for arkivet.

Bjørnafjorden kommune si offisielle e-post adresse: postmottak@bjornafjorden.kommune.no 

• Ved journalføring av e-post i sak og arkivsystemet,  vil det vise et ikon på høgre side i e-posten som seier: arkivert i focus. 
• Den arkiverte e-posten flyttes fra mappen innboks til mappen «Behandla» i Outlook. 
• Her blir e-posten liggende i 1 måned. 
• Etter 1 måned slettes e-posten i mappen «Behandla» og den blir da lagt i mappa «slettede elementer».  
• Slett all e-post i mappen «Slettede elementer» som er eldre enn 3 måneder. 
• Slett all e-post i mappen «Sendte elementer» som er eldre enn 3 måneder.
• Sjekk « søppelposten» dagleg, og overfør arkivverdig mail til innboksen og slett mail som ikkje er arkivverdig.

• Logg inn på https://altinn.no/  
• Velg aktør – Bjørnafjorden kommune/aktoelt org.nr 
• Klikk på gjeldande melding og opne dokumentet. 
• Skriv ut dokumentet til pdf, for registrering i sak og arkivsystemet/fagsystem 
• Velg deretter arkiver eller slett dokument 
• Dersom vi vel å slette dokumentet så vil dette bli liggande i papirkorga i Altinn i 2 år før dette automatisk slettast. 
• Ein kan under «slettede elementer» gå inn på dei enkelte elementa og angre slettinga. Dokumentet vil då bli sendt tilbake til innboks og arkiv. 

• All kassasjon skal gå føre seg som makulering eller brenning, dvs. fysisk øydelegging av arkivmaterialet.
• Kassasjon i saksarkiv skal førebuast i samband med bortsetjinga av ein arkivperiode. Ved overføring til bortsetjingsarkiv skal arkivtenesta skilje ut saker som kan kasserast og pakke desse i eigne arkivboksar merka med "KASS" og kassasjonsårstal. Kassasjon i saksarkiv skal gjennomførast på saksnivå, slik at saksmappene anten blir bevart eller kassert i sin heilskap.
• Kassasjon i spesialarkiv kan gjennomførast kontinuerleg, slik at uaktuelle saksdokument blir fjerna frå mappene. Kassasjon i spesialarkiv kan evt. gjennomførast på dokumentnivå.
• Kassasjonen skal vere dokumentert. På denne måten unngår ein at det blir skapt tvil om materiale har blitt borte av andre årsaker. Arkivtenesta skal difor utarbeide kassasjonsrapport. Denne skal innehalde heimel for kassasjon, kva som er kassert (summarisk liste eller utskrift av kassasjonsliste frå sak-/arkivsystem) og tidspunkt for kassasjon.

All kassajon skal følgje "Riksarkivaren sine retningslinjer for kassasjonshandsaming