|
Generelt
Opprettelse av nye saker
Tittel på saken skrives i tittelfelt 1, ut fra sakens tema. I saker hvor det er snakk om gårds- og bruksnummer, eller personnavn, skrives disse inn i Tittel2-feltet. Ved sistnevnte må feltet skjermes, sammen med saken.
Nye saker opprettes fortrinnsvis hos arkivtjenesten og fordeles herfra til rett saksbehandler. Saksbehandler kan imidlertid selv opprette nye saker på bakgrunn av innsendte dokumenter pr. e-post el.lign.
Klassering av saker
Alle saker klasseres med arkivkode når de opprettes. Enten felleskode, fagkode eller objektkode, avhengig av type sak. Dette vil lette gjenfinning av sakene i Websak.
Kassering av papirdokumenter etter arkivering i Websak
Alle fysiske saksdokumenter kasseres senest 3 måneder etter registrering i Websak. Dette gjelder ikke for kontrakter/avtaler utenom arbeidsavtaler, husleiekontrakter for kommunale boliger o.l. For andre typer kontrakter/avtaler som for eksempel skjøter for kjøp/salg av kommunal eiendom etc., og avtaler knyttet til kjøp av tjenester el.lign. blir dokumentene oppbevart fysisk i 5 år etter utløpet av avtalene. Kvitteringer for innbetaling etc. kasseres når de er registrert elektronisk. Fysiske dokumenter for avtaler, kontrakter og skjøter el.lign. oppbevares i egne mapper/permer. Fysiske dokumenter som er fra 2019 eller seinere, og som er usikkert er arkivert i ACOS fra før, eller er tilgjengelige i andre fagsystemer, blir arkivert i ACOS.
Altinn
Brev som kommer inn i Altinn blir videresendt arkivet og ansvarlig saksbehandler. Dersom det er snakk om brev som omfatter skole eller barnehage, skal brevet også sendes enhetsleder for skole og barnehage. Vedkommende personer må dessuten få tilgang til journalposten som sistnevnte type brev blir påført i Websak. Arkivet har ansvar for å journalføre brevene. Er brevene unntatt offentlighet skal de printes ut og skannes inn. Mailer i innboksen i Altinn blir arkivert når informasjonen herfra er journalført i fagsystemer. Hør med saksbehandler om post som kommer inn via Altinn skal legges på en eksisterende sak eller om ny sak må opprettes. Meldinger fra Skatteetaten om f.eks. varsel om endring i skattekort trengs ikke åpnes, ansvarlig saksbehandler skal ha tilgang til denne informasjonen. For sykemeldinger som blir åpnet i Altinn, må status settes til "ulest" etter at de er åpnet, slik at mailene for sykemelding blir tilgjengelig for lønnsansvarlig i Evenes kommune.
Innsyn i dokumenter
Ved eksterne henvendelser om innsyn opprettes sak i Websak. Dette gjøres ikke dersom det er snakk om interne forespørsler. Førstnevnte krever at den som ønsker innsyn kan dokumentere identitet, fortrinnsvis ved oppmøte i resepsjon på rådhuset. Alternativt sende bekreftelse til kommunen via brev, enten fysisk eller elektronisk(SvarUt). Innsynsforespørsler for dokumenter behandles av arkivet. Dersom informasjonen som etterspørres ikke er tilgjengelig, må saksbehandler kontaktes, slik at innholdet i denne kan vurderes opp mot relevant lov og regelverk.
Tilgang til saker
Nærmeste leder skal være saksansvarlig, ha tilgang til og kunne opprette personalmapper. Personalkonsulent og enhetsleder administrasjon skal ha både lese- og skrivetilgang til personalmapper. Rektor skal ha tilgang til elevmappene sammen med pedagogisk konsulent, som er saksansvarlig for mappene. Dersom en ansatt midlertidig bytter tjenestested skal nærmeste leder ved det nye arbeidsstedet være saksansvarlig for personalmappa.
Skanning
Dokumenter skannes til Websak via ark for QR-kode(skille mellom ark for hoveddokument og vedlegg). Arkivtjenesten har ansvar for å importere dokumentene til rett sak, og at dokumentene er arkivert i rett format(PDF/A), og kontrollere at alle sider er med, blanke sider fjernet, og at kvaliteten på skanningen er god nok(dokumentene må være lesbare).
E-post og SMS
Alle e-poster og eventuelle vedlegg som har betydning for saker som er til behandling, skal registreres i Websak. Det samme gjelder SMS-er som har verdi som dokumentasjon, og er en del av eller har betydning for saker til behandling. Dersom SMS ikke inneholder taushetsbelagt eller sensitiv informasjon kan de bli videresendt til mailadressen til saksbehandler, og så lagt inn i saksmappa derfra. Inneholder en SMS informasjon av ovennevnte type, må den først kopieres, så limes inn i Word-dokument, og deretter journalføres i Websak etter sikker skanning. Før de blir journalført i Websak må de lagres på Hjemmeområde(H:). Alternativt kan det opprettes et X-notat på gjeldende sak hvor innholdet i SMS-en gjengis i sin helhet av saksbehandler, og det oppgis at informasjonen er mottatt på SMS gjeldende dato. Postmottak Det er nå etablert felles postmottak for Evenes kommune på rådhuset. Post som kommer til skole og barnehage blir sendt til rådhuset for skanning og innlegging i Websak. Det samme gjelder post som kommer til Evenes omsorgssenter, såfremt den ikke kan skannes direkte her. Postliste Dokumenter som blir journalført(utenom elevmapper, barnehagemapper, personalmapper og startlånssaker) publiseres på postlista til Evenes kommune. Arkivet skal kontrollere journalpostene for gradering, innhold, antall vedlegg etc. før publisering ved gjennomgang av Drumserver. Dette gjøres daglig. Acos Mottak Denne sjekkes daglig av arkivet. Saksbehandlers rutiner i forhold til arkivering/journalføring Sjekke innboksen for Websak for ny post daglig Ha oversikt over hvilke journalposter som er ubesvarte eller avskrevet med kode(restanser) Ha oversikt over påbegynte journalposter, men som ikke er ferdigstilt(status R-dokumenter) Melde fra til arkivet om når ferdigbehandlede saker kan avsluttes. Alle journalposter må være avskrevet og ingen kan ha status R. Dersom det har gått mer enn ett år siden det har skjedd noe med sakene i form av journalposter på sakene, og det ellers ut fra sakens utvikling er opplagt at den kan avsluttes, kan en sak avsluttes av arkivet selv uten at saksbehandler melder fra om dette. Ved ny post Sjekke at en er riktig saksbehandler, og at dokumentet tilhører riktig sak Sjekke saks- og journalposttittel, og arkivdel/tilgangsgruppe Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet, og eventuelt vurdere meroffentlighet Vurder om en er habil til å behandle journalposten Viktig i forbindelse med arkivering/saksbehandling Må arkivere arkivverdig e-post mottatt på mailadresse i Websak Dokumenter med informasjon unntatt offentlighet må ikke sendes pr. e-post Grensesnitt mellom f.eks. HR-rådgiver og enhetsledere når det gjelder saksbehandlingsoppgaver. Regler for journalføring
Sakstittel
Tittelen må skille sakene i Websak fra hverandre.
Journalposttittel
Må gjøre det lett å identifisere journalposten, og skille seg tilstrekkelig ut fra andre journalposter.
Dokumenttittel
Forteller hva det enkelte dokument handler om.
Avsender/mottaker
Søk opp avsender og mottaker via folkeregisteret, enhetsregisteret eller saksparter.
Utgåtte saker/journalposter
Arkivansvarlig setter saker og journalposter som vurderes utgått. Må sette årsak til at en journalpost utgår i merknadsfeltet til gjeldende sak/journalpost. Journalposter tilhørende utgått sak må flyttes til annen sak, alternativt settes i status U.
Dato
Dersom et dokument mangler dato, påføres dato for den dagen det kom til postmottaket ved registrering elektronisk.
Dokumenttyper som ikke arkiveres
• Trykksaker som ikke er internt produsert
• Rundskriv som ikke inngår som dokument i en sak
• Annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
• Blanketter som ikke er utfylt. Utgiver har arkiveringsansvaret her.
• Personlig adressert post, hvis det ikke foreligger fullmakt til å åpne posten
• Faktura, skannes i eget system
• Post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner
• C-post/ massekorrespondanse
• Meldinger til lønningskontoret (egenmeldinger/sykemeldinger)
• Bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale i en sak
• Forespørsler om informasjonsmateriale, hvis disse ikke krever offisielle svar
• Kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før
• Melding om adresseendringer
• Reklame/produkt opplysninger
• Hotell- og reisebestillinger
• Invitasjoner, kursinnbydelser, og påmeldinger/bekreftelser for disse
• Offisielle invitasjoner til kommunen. Når det gjelder invitasjoner fra selskaper som kommunen har eierandeler i, eller som gjelder interkommunale samarbeidsordninger Evenes kommune er tilsluttet, arkiveres invitasjonene.
• Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi
• Jobbrelatert e-post som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon Dokumentlikhet ved journalføring Dersom to eller flere journalposter inneholder identiske dokumenter, for eksempel når det ene er sendt som fysisk brevpost og det andre dokumentet er sendt elektronisk til Evenes kommune, journalføres begge dokumentene på hver sin journalpost på samme sak. Den ene journalposten blir det ikke satt restanse på i slike tilfeller, slik at det her bare blir en journalpost å behandle videre for saksbehandler. Dokumenttyper I WebSak benyttes følgende dokumenttyper, definert i henhold til NOARK-4 standarden: I-inngående: Med inngående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som mottas av virksomheten og som er arkivverdige, dvs. danner grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. U-utgående: Med utgående dokumenter menes alle dokumenter med eventuelle vedlegg som virksomheten produserer for utsendelse til eksterne adressater, for eksempel innbyggere, departement, samarbeidsparter, leverandører osv. For dokumenter som er sendt inn til Websak via e-post, er det viktig å kontrollere om de er kommet inn som inngående brev, eller er sendt som utgående brev eller svar på e-poster, slik at de får riktig dokumenttype. N-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som krever oppfølging og avskriving i journalen. N-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. Ikke avskrevet N-notat fremkommer på restanseliste, og N-notat skal avskrives. X-notat: Interne dokumenter (notater, rapporter osv.) som ikke krever oppfølging og avskriving i journalen. X-notat skal benyttes som korrespondanse mellom tjenesteenhetene. Dette kan ikke benyttes til korrespondanse der mottaker ikke er tilknyttet WebSak. X-notat kan ikke avskrives. S-Sakspapir: Med sakspapir menes alle dokumenter som brukes til å skrive framlegg til vedtak ved politisk behandling og til å skrive vedtak ved administrativ behandling av en sak. Statuskoder Status arkivsaksnivå R Reservert. Reservert av saksbehandler B Behandles. Under behandling A Avsluttet. Saken avsluttet U Utgår. Saken utgår X Unntatt fra prosesstyring. Saken skal ikke underlegges normal prosesstyring Status journalpostnivå Status Inngående journalposter: M - Midlertidig journalført av arkivtjenesten. S - Registrert i førstehånd av saksbehandler eller leder J - Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten. Standardverdi ved ferdig registrering av nytt dokument i arkivet.. Journalposten vil deretter inkluderes i den offentlige journalen i henhold til tilgangskode og avskjermingsregler. I WebSak vil journalposter med status J vises umiddelbart i saksbehandlers innboks og eventuelt restanseliste. Dersom journalposten skal fordeles av leder/stedfortreder, utelater arkivet saksbehandlers initialer på journalpostkortet. Dokumentet vil da vises i lederens liste over journalposter til fordeling. Status andre journalposter: U-utgående journalposter og N- og X –journalposter og S-sakspapir på egenproduserte dokumenter: R - Reservert. Markerer at journalposter som er registrert, er reservert for leder/SB. F - Ferdig fra leder/SB. Når journalposter er kontrollert og godkjent av leder/SB. E - Ekspedert. Når journalposten er lagt i konvolutt og sendt av saksbehandler/leder. J - Journalført eller kontrollert av arkivtjenesten. |