Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) sier§ 1-1.Arkivplan
| (1) Alle offentlige organer skal til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriften § 4. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i organets internkontroll med arkivarbeidet. I arkivplanen skal organet dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt, og hvordan arkivfunksjonen er organisert. Arkivplanen skal gi en samlet oversikt over organets arkiv, jf. arkivlova § 2 bokstav b.
|
| (2) Arkivplanen skal, i tillegg til å oppfylle krav som ellers følger av denne forskriften, minst inneholde:
|
| a)
|
organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, inkludert hvor ansvaret for å forvalte arkivene er plassert, samt eventuelle avtaler om kjøp av arkivtjenester,
|
| b)
|
rutiner for dokumentfangst, journalføring, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivforskriften § 12,
|
| c)
|
rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene,
|
| d)
|
klassifikasjon som blant annet viser hvilke prosesser arkivdokumentene inngår i, jf. arkivforskriften § 5,
|
| e)
|
oppdatert arkivoversikt som viser hvor arkivdokumentene er lagret,
|
| f)
|
bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfrister og rutiner for gjennomføring av planene, jf. arkivforskriften § 16, og
|
| g)
|
avleveringsplan for statlige organ, jf. arkivforskriften § 19.
|
Lovdata https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkivplan-og-internkontroll Arkivets formålDet er opprettet et sentralarkiv for Meløy kommune med formål å betjene kommunens ansatte, politikere og innbyggere. Desentrale arkivenheter har samme formål som sentralarkivet. Arkivdokumentets faserAktive arkiv eller arkivdanningsfasen - hvor dokumentene er til behandling eller annen aktiv bruk hos arkivskaper. Bortsettingsarkiv - hvor dokumentene brukes mer sporadisk eller minimalt , og er tatt ut av dagligarkivet. Dokumentsenterets målsetting for arkivarbeidet
- Sikre daglig drift av arkivfaglige oppgaver
- Ha et helhetlig ansvar for arkiv i Meløy kommune
- Ha gode arkivfaglige kunnskap og yte arkivhjelp til øvrige brukere.
- Foreta periodisering av arkiv
- Følge opp og klargjøre avlevering til depot hos Arkiv i Nordland
- Systemansvar for sak/arkivsystem
- Arbeide for å sikre system som ivaretar arkiv, arkivkjerner og personvern
- Være aktiv i arbeidet med personvern
|