Saksbehandlers rutiner og ansvar

Saksbehandlers ansvar:

• Registrere og skrive saksframlegg

• Lage og sende ut partsbrev (melding om vedtak fra fanen Behandlinger) NB! Husk melding til revisjon og økonomiavd. på aktuelle saker.

• Følge opp vedtaket (fra fanen Vedtak)

• Melde arkivsaken ferdig.

Saken skal registreres etter oppskrift på intranettet (teskjeoppskrift).

Disposisjon på saksframlegget:
 Disposisjonen skal anvendes på følgende måte etter fastsatt mal:

I Rådmannens innstilling.

• Ulike alternativer skisserespunktvis. Innstillingen starter alltid med en setning der det tydelig går fram hvilket utvalg som sluttbehandler saken: eks: ”Kommunestyret vedtar at …”
• Virkningsdato.
• Saker med budsjettmessige konsekvenser. Her må innstillingen vise dekningsmåte.

II Dokumenter i saken: Oversikt over alle dokumenter i arkivsaken.

• Dokumenter vedlagt: De dokumenter som saksbehandler velger å legge som vedlegg til saksframlegget. Disse blir automatisk med ut til medlemmene.

III Saksopplysninger:

• objektiv
• Bakgrunn
• Problemanalyse

IV Vurdering:

• Subjektiv
• Logiske argumenter
• Ulike alternativ nummereres
• Drøfting for og imot alternativene

Etter at innstilling og saksframlegg er ferdigskrevet:

• Lagre journalposten uten ferdigstilling (status R).
• Send journalposten med saksframlegget på godkjenningsrunde til fagsjef og rådmann.
• Etter godkjenning: Ferdigstille saksfremlegget og sette status på saksfremlegget til KL (fanen Behandlinger, klikk på hammeren til venstre for saksframlegget, velg Rediger, endre behandlingsstatus fra RE til KL. Klar for å behandles i utvalget)  Kommer saken inn etter fristen, blir den først med på neste møte i utvalget.

NB! Vedlegg til saksframlegg: Vær kritisk til bruk av vedlegg i en utvalgssak. Ta kun med det som er relevant for saken / begrens mest mulig!

V Miljømessig vurdering.

--------

VI Oppfølging av vedtak fattet i utvalg:

• Saksbehandler sørger for at vedtak fattet av utvalg skrives og ekspederes til parter i saken. Et partsbrev vil normalt bestå av et utgående dokument hvor saksframlegget med vedtak er kopiert inn. (Kontroller gjerne hvem som er registrert som part i saken).
• Oppretting av partsbrev
• Søk frem saksmappen med saksframlegget hvor melding om vedtak skal ekspederes.
• Finn saksframlegget og gå til fanen "Behandlinger". Velg "lag partsbrev" fra hurtigmenyen.
• Registrer beskrivende tittel for JP i dialogboksen. Velg "lagre og nytt dokument".
• Velg dokumentmal (egen mal for melding om vedtak).
• Utgående tekstdokument opprettes inklusiv alle protokollerte vedtak.
• Melding om vedtak ekspederes fortrinnsvis via SvarUt. Hvis SvarUt av en eller annen grunn er uhensiktsmessig pga innhold, dokumenttype, størrelse på dokumentet ev annet, kan papirpost eller epost brukes. (Epost: ikke post unntatt off.)