|
Når posten er sortert skal arkivtjenesten skanne og journalføre arkivverdige dokumenter som er mottatt på papir i sak-/arkivsystemet ePhorte. Inngående dokumenter skal journalføres før de går til saksbehandling Dette gjelder også hastesaker (jfr. arkivforskriften § 3-5). Hovedregelen er at alle dokumenter skannes i svart/hvitt, unntak er brev som er vanskelig lesbare i svart/hvitt, kart, foto, noen tegninger. Er det opprettet tidligere sak i ePhorte, skal brevet knyttes til saken. Dersom det ikke er opprettet sak fra før, opprettes ny sak. Ny arkivsak påføres: Tittel, saksansvarlig, arkivkode, evt. tilgangskode og hjemmel, mappetype (kun for ansettelsessaker, byggesaker, delingssaker, plansaker). Journalposten påføres: dok.dato, tittel, saksbehandler, evt. tilgangskode og hjemmel, navn og fullstendig adresse på avsender, evt. interne kopimottakere. Dersom saksbehandler er ukjent, går sak/journalpost ufordelt til nærmeste leder. Etter journalføring kontrolleres følgende:
- at alle dokumenter er skannet og arkivert
- at alle sidene er kommet med i hvert dokument
- at skanningen er kvalitetsmessig god nok
- at opplysningene i de skannede dokumentene samsvarer med opplysningene i journalen
Hoveddokument og/eller vedlegg som er av et format som gjør at de ikke lar seg skanne helt eller delvis: Hovedregelen er at dokumenter som er av et format som ikke lar seg skanne, må behandles, oppbevares og avleveres som fysiske dokumenter. For Namsos gjelder dette i sin helhet alle saker/dokumenter i planarkivet (ND-PLAN). For alle andre arkivdeler skal alle dokumenter lagres elektronisk. Følgende unntak gjelder: Hoveddokument i en journalpost: Dersom hoveddokumentet er så stort at det er vanskelig å skanne alt (store rapporter, innbundne hefter osv.), så tillates det at man skanner inn kun førstesiden. At arkiveksemplaret er på papir skal markeres slik: Gå til dokumentnivå -> velg Rediger dokumentdetaljer -> i feltet Tilknytningskode velges verdien FH (forside av dokument). I feltet Lokalisering legges inn en beskrivelse av hvor papirdokumentet er arkivert. Vedlegg i en journalpost: Det tillates at enkelte vedlegg, f.eks større rapporter, arkiveres på papir. Systemet må da gi en klar referanse til hvor vedlegget på papir er arkivert. Dette markeres slik: Gå til dokumentversjon (nederste nivå) -> velg Rediger dokumentversjon -> i feltet Arkivmerknad legges inn merknad om hvor papirdokumentet er arkivert. Store publikasjoner og rundskriv som vi har tilgang til via internett kan knyttes til journalposten via lenke. Dokumenter som må arkiveres på papir skal oppbevares kronologisk i samlet arkiv for alle arkivdeler for hele arkivperioden, merket med egen "merkelapp" påført saksnummer etc. |