Bufetat

Historikk Bufetat – 01.01.2004 - 01.03.2013

Statens barnevern og familievern (SBF), sentralt og regionalt ble opprettet 010104, og var en forlengelse av prosjektet for omorganiseringen av barnevernet og familievernet under ledelse av Barne- og familiedepartementet ( BFD). Prosjektet ble opprettet i begynnelsen av 2003 og avsluttet i slutten av samme år. Prosjektets oppgave var statlig overtakelse av fylkeskommunale oppgaver på barnvernsområdet og familievernområdet. Denne statlige reformen har bakgrunn i Odeltingsproposisjon nr . 9 (2002-2003) som regjeringen la fram i oktober 2002.

Bakgrunnen for staten overtok den fylkeskommunale del av barnevernet og familievernet hadde sammenheng med flere forhold. Barnverntjenestene på fylkesnivå var av svært varierende kvalitet rundt om i landet . Dette hadde ført til store variasjoner i standarden på det hjelpetilbudet som ble gitt til barn og unge i ulike deler av landet.

Det vises til Rundskriv Q-19/2003: Strategidokument – statlig overtagelse av fylkeskommunale oppgaver, barnevern og familievern fra Barne- og familiedepartementet som beskriver de viktigste målene med reformen

Omorganiseringen av barnevernet og familievernet var landsomfattende, bortsett fra Oslo kommune og Trondheim kommune. Trondheim kommune kom inn i 2008.

SBF-s fikk øverste ansvar og var underlagt Barne- og familiedepartementet . Derunder kom 5 Regioner (SBF-r), derunder fagteam og endelig tiltakene. Det henvises til Instruks for Statens barnvern og familievern. (2004/314-1 historisk base)

Regionene fikk også overført søknader om adopsjon

Bufdir ble opprettet 01.07.04 og var da en sammenslåing av Statens Barne- og Familievern – Sentral enhet (SBF-s) og Barne-, ungdoms- og familieforvaltningen (BUFA). Disse to organisasjonene var samlokalisert i Universitetsgaten 7 fra desember 2003

Regionene ( tidligere SBF-r) og hele etaten under fikk navnet Bufetat

Bufetat overtok ansvaret for enslige mindreårige asylsøkere under 15 år fra 2007. Ansvaret ble overført fra UDI. Kapittel 5A i Barnevernloven: – «Omsorgssentre for mindreårige» regulerer barnevernets ansvar for målgruppen. Lovendringen ga virkning fra 01.07.08. Lovendringen innebar at Bufdir fikk et overordnet ansvar. Dette gjaldt tilrettelegging og oppfølging av kvalitet og regelverk angående omsorgssentrene. Bufetat Region Øst fikk ansvar for etablering og drift av Eidsvold omsorgssenter, som åpnet 01.12.07.

I løpet av 2007 -2009 ble det etablert syv omsorgssentre: fem i Region Øst, ett i Region Nord og ett i Region sør. Antallet enslige mindreårige asylsøkere som ankom Norge sank i løpet av 2010. Dette førte til nedleggelser av omsorgssentre. I dag er det totalt fire omsorgssentre, driftsansvaret er lagt til region øst. På grunn av at antallet enslige mindreårige asylsøkere som ankommer Norge varierer er det, fra BLD, bestemt at Bufetat skal drifte totalt 89 omsorgssenterplasser (2014-tall) og det er laget en beredskapsplan som trer i kraft dersom ankomstene stiger og behovet for omsorgssenterplasser øker. Beredskapsplanen innebærer kjøp av plasser ved private institusjoner.

UDI har ansvar for enslige mindreårige asylsøkere i alderen 15-18 år. Når enslige mindreårige asylsøkere får opphold i Norge og flytter til en kommune kan kommunene få dekket deler av utgiftene til barneverntiltak ved statsrefusjon, BLDs rundskriv Q-05/2004.

Bufetat har gjennomført en større omorganisering av etaten gjennom program 2010 senere omdøpt og videreført som Kvalitetsutviklingsprogrammet, hvor Bufetat besluttet å styre etter styringsaksen funksjon. En funksjon er en gruppering av tjenestene rettet mot faglige relaterte målgrupper innen hver region. Omorganiseringen medførte til inndeling innenfor regionene med Stab og funksjonsområder og som innebærer at alle regionene ble likt organisert og ledet. Implementeringen av ny modell startet i 2011. Se Direktørmøtesak – Bufetats tjenestemodell (sak 11/51625-21).

Tjenestemodellen var i full iverksettelse fra 01.01.13.

De faglige støttefunksjonene i Stab er Stab-ØK(økonomi), Stab-FS (faglig støtte) og Stab-HR.

Funksjonsområdene er:

Funksjon 1:

• Kommunesamarbeid
• Inntak, konsultasjon og kartlegging av barn
• Akuttarbeid og akutt-tilbud til ungdom
• Rekruttering, opplæring og generell veiledning av kommunale fosterhjem
• Bosetting av enslige mindreårige asylsøkere

Funksjon 2:

• Omsorgs-, atferd- og akutt-tilbud til barn til og med 12 år
• Tilbud til familier med behov for mekling og samarbeid om felles barn
• Tilbud til familier med vold og /eller høyt konfliktnivå
• Tilbud til par og familier med relasjonsvansker
• Tilbud til foreldre med behov for veiledning
• Adopsjonssamarbeid

Funksjon 3:

• Omsorgstilbud til ungdom
• Beskyttelsestilbud til ungdom (menneskehandel og tvangsekteskap)
• Omsorgstilbud for enslige mindreårige asylsøkere

Funksjon 4:

• Tilbud til ungdom med atferdsproblematikk med høy risiko for fortsatt negativ utvikling
• Tilbud til ungdom med atferdsproblematikk med lav risiko for fortsatt negativ utvikling
• Tilbud til ungdom med rusproblematikk

De administrative støttefunksjoner: Lønn, regnskap , IKT, HR og Dokumentforvaltning ble overført til den nye enheten Bufetats senter for administrasjon og utvikling ( BSA) som er underlagt Bufdir. BSA trådte formelt i kraft 010113. Denne omstillingen benevnes også som BSA – fase 1.

Historikk – Arkivorganiseringen i Bufetat

I forbindelse med oppretting av SBF, ble det nedsatt en arbeidsgruppe innenfor nevnte prosjektet for statlig overtakelse av fylkeskommunale oppgaver. Denne arbeidsgruppen etablerte og organiserte en arkivtjeneste på kort tid, som i det vesentlig videreførte praksis fra fylkeskommunene.

Det er ikke så mye offentliggjort dokumentasjon fra den gruppen som viser beslutninger om arkiv og arkivorganisering til Bufetat ved omstillingen. Se innhentet dokumentasjon fra innsynsbegjæring til Barne- og likestillingsdepartementet. ( 13/69511-15). Her kan det henvises til et notat angående arkivnivåer i den nye organisasjonen som i det vesentlig ble gjeldende. Her er også dokumentasjon for bestemmelse av overføring av arkivmateriale fra fylkeskommunene til Bufetat. Blant annet bestemmelse om at mapper på barn under 20 år skulle overføres til staten.

Bufetat arkiv ble delt i seks arkiver (5 regioner og Bufdir) med en svært desentralisert journalføring, slik at hver enhet (lokasjon) skapte sitt eget delarkiv og hadde daglig ansvar for journalføring og fysisk arkivering. Antallet journalførende enheter var ca 250.

Bufdir fikk ansatt en arkivleder med ansvar for Bufdir, men også med et nasjonalt ansvar.

Det ble i hver region ansatt en arkivleder som hadde regionskontorets arkiv samt opplæring og oppfølging av de underliggende enhetenes arkiver. Øvrige arkivressurser varierte svært fra region til region.

Ute på enheten ble det de merkantilt ansatte som hadde arkivarbeid som en del av sin arbeidsbeskrivelse. Ved større enheter som fagteam ville arkivarbeid være en større del av stillingen.

Familievernkontorene ble ikke koblet på som journalførende enhet i ePhorte, noe de fortsatt ikke er. Fagsystemet FADO ble av Riksarkivaren vurdert til ikke å inneholde arkivverdig dokumentasjon. FADO har heller ingen integrasjon mot ePhorte. Riksarkivaren gjorde et vedtak tidlig i 2008 at klientjournaler og meklingsprotokoller kan kasseres når Bufetat vurderer at materialet ikke lenger har rettslig eller administrativ verdi. ( Se sak 08/5767-2). Arkivdelen klient familievern er redusert til sakstypen Tilsyn ved samvær. Sak og personal er derimot arkivverdig også hos familievern, og dette føres i dag på papirjournaler.

Bufetat fikk et komplekst arkiv, med mange arkivdeler.

Fra starten ble alt journalført på sikker sone.

Fra og med 01.01.09 ble det opprettet en intern sone for å få mulighet til å importere e-poster og muliggjøre elektronisk dokumentflyt mellom hele Bufetat og med omverdenen på alle organisatoriske nivå ( Se sak 04/10706-26 – Deling av ePhorte/Sonedelingsprosjektet.). Arkivdelene sak og personal ble flyttet over hit. Objektarkivdelene adopsjon, klient barnevern, klient familievern, klient fosterhjem, og klient enslige mindreårige asylsøkere med sin sensitive klientinformasjon ble liggende igjen på sikker sone.

Den meget desentraliserte løsningen for arkivorganiseringen har ført til store mangler med hensyn til journalføring og gjenfinning.

Et viktig dokument som tar for seg sårbarheten til desentraliserte organiseringen til arkivtjenesten er rapporten: Ny arkivorganisering i Bufetat, ferdigstilt i desember 2009 (07/5424-22 vedlegg 1 - Historisk base).

Arbeidsgruppen som laget rapporten utredet modeller for ny organisering av arkivtjenesten. De konkluderte enstemmig med en tilrådning om innføring av en regional modell, der hver region oppretter et dokumentsenter med profesjonelle arkivarer.

Gruppen anbefalte at arbeidet med ny organisering startet opp snarest mulig. Det ble vurdert at den desentraliserte modellen med begrensede arkivressurser hadde medført omfattende brudd på sentral lovverk og at etaten ville oppnå store gevinster ved å opprette regionale dokumentsentre som håndterer et felles postmottak pr. region. Arbeidsgruppen anbefaling om at det ble nedsatt en prosjektgruppe for gjennomføringen av implementeringen av seks dokumentsentre – Bufdir og de fem regionene ble etterfulgt. Prosjekt dokumentsenter startet arbeidet i 2010 og ble ledet av Seksjon for dokumentforvaltning i Bufdir som hadde en koordinerende funksjon. I forbindelse med prosjekt dokumentsentre ble det påbegynt et arbeid med å utvikle en arkivplan for Bufetat. Selv om dette arbeidet ikke ble fullført, ble det innhentet en fullstendig bestandsoversikt fra alle enheter i Bufetat i perioden høst 2010 til vinter 2011.

Bufetat gikk over til elektronisk kopibok fra 1.1.2011.

Med opprettelsen av Bufetats senter for administrasjon og utvikling ( BSA) ble all dokumentforvaltning i etaten (inkludert direktoratet) administrativt flyttet over til BSA i avdeling for eForvaltning fra 01.01.2013, og organisert i tre dokumentsentre med ansvar for følgende arkivdeler: Dokumentforvaltning Oslo : Arkivdelene SAK og Personal. Dokumenforvaltning Kongsberg: Arkivdelen: Barnevern (KB). Dokumentforvaltning Trondheim: Arkivdelene: Adopsjon (AD), Familievern (KF), Enslige mindreårige asylsøkere (EMA) , og Rettferd (RV).

Bufetat gikk over til fullelektronisk arkiv 04.03.13, og begynte da å produsere i den nye basen.