Historikk Region øst - 01.01.2004 – 01.03.2013 Oppstart 01.01.2004 Bakgrunnen for den statlige reformen: Regjeringen la i oktober 2002 i odelstingsproposisjon nr. 9 (2002-2003) frem forslag om at de oppgaver som fylkeskommunene etter gjeldende rett har ansvaret for på barnevernområdet og familievernområdet, skulle bli overført til staten. På barnevernområdet gjaldt dette først og fremst ansvaret for etablering og drift av barnevernsinstitusjoner og for rekruttering og formidling av fosterhjem. På familievernområdet gjaldt det ansvaret for å sikre at det er familieverntjenester i fylket. Proposisjonen omhandlet forslag til endringer i barnevernloven og familievernloven. Forslagene gjaldt i hovedsak organisatoriske endringer. Det vises også til stortingsmelding nr. 40 (2001-2002) Om barne- og ungdomsvernet, og til strategidokument nr 19/2003 fra Barne- og familiedepartement. Regionskontorene fikk overført søknader om adopsjon fra BUFA (Barne, ungdoms og familieforvaltningen). Dette gjelder søknadene om innenlandsadopsjoner og utenlandsadopsjoner gjennom adopsjonsforeningene. BUFA beholdt behandlingen av utenlandsadopsjoner utenom forening og Faglig utvalg er lokalisert der. BUFA ble 01.07.2004 en del av Bufdir. Oslo kommune og Trondheim kommune var unntatt reformen når det gjaldt barnevernet – Oslo er det fortsatt (2014). Barne-, ungdoms- og familieetaten ble opprettet 01.01.2004, da under navnet Statens Barne- og Familievern (SBF). 01.07.2004 ble navnet forandret til Barne,-ungdoms- familieetaten (Bufetat). Etaten er organisert i fem regioner og et direktorat (Bufdir) under Barne og likestillingsdepartementet. Bufetats oppgaver var da innenfor områdene barnevern, familievern og adopsjon. Region øst omfatter fylkene Akershus, Østfold, Hedmark og Oppland. I tillegg omfattet regionen familievernkontorene i Oslo, og godkjenninger av adopsjonssøknader for Oslo. Regionen besto ved oppstart av et regionkontor lokalisert i Oslo, seks fagteam (Ski, Lillestrøm, Sandvika, Sarpsborg, Hamar og Gjøvik) og 52 institusjoner, fosterhjemtjenester, hjemmebaserte tiltak og familievernkontor. Direktør for region øst var Pernille Pettersen-Smith, og i 2012 ble hun etterfulgt av Trond Stenhaug. Arkivtjenesten Arkivtjenesten ved regionkontoret hadde ansvar for den daglige dokumentforvaltningen for regionkontoret. Arkivtjenesten har i tillegg hatt ansvar for utarbeidelse av regionale rutiner for arkivdrift samt gi opplæring, veiledning og bistand både internt på regionkontoret og på enhetene. Det var merkantilt ansatte som hadde ansvar for arkivering, kvalitetskontroll og journalføring ved fagteam, institusjoner og fosterhjemtjenestene. Arkivleder hadde et overordnet ansvar for hele regionen. Regionkontor, fagteam, institusjoner og fosterhjemtjenester hadde alle hvert sitt delarkiv hvor de arkiverte under sin administrative enhet. Oppstart og bruk av ePhorte har vært variabel, det tok blant annet tid å få tilpasset det tekniske, men regionkontoret og fagteamene benyttet ePhorte m/skanning helt fra start i 2004. Fra 1. januar 2006 tok institusjonene ePhorte i bruk, og noen anskaffet også skannere. Familievernkontorene har ikke benyttet ePhorte, de fører manuelle postjournaler. Saksarkivene og mappene for fosterhjemmene oppbevares ved enhetene. Personalmappene til personale som sluttet ved ble overført til regionkontorets bortsettingsarkiv, men ble overført til ny enhet dersom den ansatte kun endret tjenestested i Bufetat. Barnevernsmappene eies av fagteamene. Det ble opprettet en hovedmappe pr barn: Når et barn ble plassert i institusjon eller fosterhjem opprettet fagteam en «tiltaksmappe». Når barnet flyttet ut av institusjon/fosterhjem overføres tiltaksmappen til fagteam som oppbevarer denne sammen med hovedmappen. Når barnet har fylt 20 år avsluttes mappene og overføres til regionkontorets bortsettingsarkiv. Mappene er sortert innenfor hvert fagteam. Ordningsprinsipper Saksarkivet er ordnet etter Bufetats arkivnøkkel. Personalmapper er klassert etter Bufetats arkivnøkkel som primærklassering, mens fødsels- og personnummer er sekundærklassering. Fosterhjems-, ema- og barnevernsmapper er klassert etter ODA-nummer (nummereringssystem i fagsystemet) Adopsjonsarkivet er klassert etter en bokstavkode som primærklassering, mens Bufetats arkivnøkkel er benyttet som sekundærklassering. Omstilling Regionen har gått gjennom flere store omstillinger, og endringer i organisasjonsstrukturen. Enheter er blitt lagt ned som selvstendig enhet, men gjort om til avdeling under andre enheter. Regionkontoret har også endret struktur (inkl. navneendringer) flere ganger siden januar 2004. Komplett oversikt har ikke BSA klart å skaffe. Følgende institusjoner er nedlagt: Romerike barnevernsenter avdeling Landsverk ble lagt ned i 2005, Ungdomssenterets akutt- og korttidshjem (USAK) ble lagt ned i 2006. Mjøsvoll ungdoms- og familiesenter ble nedlagt i 2013, men deler av virksomheten er videreført som en del av Gjøvik barne- og omsorgssenter. Følgende enheter er nyopprettet: Ås ungdomssenter (2006), Borg barne- og familiesenter (2010), Romerike ungdoms- og familiesenter (2011), Hedmark ungdoms- og familiesenter (2011). Region øst fikk ansvar for etablering av bo- og omsorgssenter for enslige mindreårige asylsøkere (ema), og det første senteret ble i 2007 etablert på Eidsvoll. Det ble raskt etablert flere omsorgssentre i Skiptvet, Gjøvik, Kirkenær og Bærum. Etter hvert gikk antallet enslige mindreårige asylsøkere ned og det ble vedtatt å legge ned Eidsvoll omsorgssenter for barn i 2012, og Skiptvet omsorgssenter for barn i 2013. I 2013 overtok Region øst driften av Ringerike omsorgssenter for barn fra Region sør. Familievernet gjennomgikk en stor omorganisering i 2009. Antall familievernkontor i regionen ble redusert fra 18 til 12, og skjedde ved at flere kontorer ble slått sammen. Fosterhjemtjenestene ble lagt ned som selvstendige enheter, og gjort om til avdelinger under fagteamene i 2010. I 2012 fikk region øst ansvar for plassering av barn etter Lov om barneverntjenester § 4-29 I 2013 ble regionen organisert innenfor funksjonsområdene F1-F4. F1 = Inntak og fosterhjemsrekruttering – Fagteamene og fosterhjemtjenestene. F2 = Barn og familier – Barne og familiesentre (barn under 12 år), familievernkontorene og seksjon adopsjon. F3 = Omsorg for ungdom – Ungdoms- og familiesentrene (barn over 12 år), omsorgssentrene for ema. F4 = Behandling for ungdom – barneverninstitusjoner (barn over 12 år), hjemmebaserte tjenester (MST, FFT og MTFC). Ajourføring av klientmapper For å sikre klientdokumentasjon ble det i disponeringsskriv for 2009, tillegg nr 2 – punkt 6.4 stilt krav til at alle «klientmapper må gjøres fullstendige både fysisk og elektronisk i løpet av 2009. Arkivverdige dokumenter må overføres fra ODA til ePhorte». Dette var et mer omfattende arbeid en først antatt, og arbeidet med ajourføring av klientmapper i region øst var et gjentagende krav i disponeringsskrivene de påfølgende årene. |