Region sør

Historikk Region sør - 01.01.04 – 01.03.2013

Oppstart 01.01.04

Region sør omfattet fylkene Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust- og Vest-Agder og besto ved oppstart av et regionkontor lokalisert i Tønsberg, seks fagteam (Kongsberg, Drammen, Tønsberg, Skien, Arendal og Kristiansand) og 34 enheter og fosterhjemtjenester. Direktør for region sør var Pål Frydenberg, i 2010 ble han etterfulgt av Ellen Ø. Nadim.

Regionkontor, fagteam, enheter og fosterhjemtjenester hadde alle hvert sitt delarkiv hvor de arkiverte under sin administrative enhet. Oppstart og bruk av ePhorte har vært variabel, det tok blant annet tid å få tilpasset det tekniske, men regionkontoret og fagteamene begynte med ePhorte i 2004, i 2005 begynte enhetene med ePhorte, og i 2007 fikk alle enheter også skannere.

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten ved regionkontoret hadde ansvar for daglig dokumentforvaltning for regionkontoret med unntak av fagområdet Adopsjon, hvor det har vært seksjonen selv som har hatt denne oppgaven. Arkivtjenesten har i tillegg hatt ansvar for utarbeidelse av regionale rutiner for arkivdrift samt gi opplæring, veiledning og bistand både internt på regionkontoret og eksternt på enhetene. Det var merkantilt ansatte som hadde ansvar for arkivering, kvalitetskontroll og journalføring ved fagteam, enheter og fosterhjemtjenestene. Familievernkontorene har ikke benyttet ePhorte, de fører manuelle postjournaler. Arkivleder hadde et overordnet ansvar for hele regionen.

Omstilling

I perioden 01.01.04 – 31.12.06 ble det foretatt få organisatoriske endringer i regionen, noen enheter lagt ble ned, og de fysiske arkivmappene ble overført til fagteam og regionkontoret.

Den 01.01.07 gjennomgikk region sør en stor omstilling på enhetsnivå. Flere enheter med underliggende seksjoner ble slått sammen og fikk nye navn. Ansvaret for familiehjem, beredskapshjem og treningsfamilier (TFU) ble overført til enkelte av barne- og familiesentrene (0-13 år) og ungdoms- og familiesentrene (13-18 år).

Fosterhjemtjenesten ble organisert i to nye enheter (Regional fosterhjemtjeneste). Nord(Kongsberg, Drammen og Tønsberg) administrativt tilknyttet Drammen, og Sør (Skien, Arendal og Kristiansand) administrativt tilknyttet Arendal. Enhetene var delt opp i tre avdelinger hver. Disse avdelingene besto av de lokale fosterhjemtjenestene (Kongsberg, Drammen, Tønsberg, Skien, Arendal og Kristiansand). Merkantile tjenester for hver fosterhjemsavdeling ble avviklet, og de skulle få tjenestene fra fagteamene. Avdelingene i fosterhjemtjenestene skulle samlokaliseres med fagteamene, noe som ble gjennomført så snart det var praktisk mulig. Fagteam Drammen og fagteam Arendal hadde ansvar for merkantil tjeneste til enhetslederne i Regional fosterhjemtjeneste nord og sør. Fosterhjemsavdelingene fortsatte med egne delarkiv.

RVTS

I 2006 fikk Bufetat region sør og Helse Sør RHF i oppdrag fra Helse- og sosialdepartementet, Barne- og likestillingsdepartementet, Arbeids- og inkluderingsdepartemente og Justisdepartementet, å etablere et regionalt ressurssenter for vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging (RVTS).

Formålet med etableringen av RVTS Sør var å styrke den regionale kompetansen på vold og traumefeltet. Ressurssenteret ble startet som et treårig samarbeidsprosjekt mellom Helse Sør-Øst RHF og Bufetat region sør og Kristiansand ble valgt som lokalisering. Evaluering av senteret ble foretatt av Sosial- og helsedepartementet i 2008. RVTS Sør er underlagt et styre som er sammensatt av representanter for partene. Driften finansieres av Helsedirektoratet, ved at det gis en belastningsfullmakt til Region sør. RVTS Sør skal formidle kunnskap og erfaringskompetanse på feltene vold og traumer, migrasjonshelse og selvmordsforebygging.

RVTS ble opprettet som egen administrativ enhet (RS-RVTS) og fikk sitt eget delarkiv på intern sone i ePhorte. Senteret førte fra mars 2008 alle sine administrative saker og personalsaker i ePhorte.

Ajourføring av klientmapper

For å sikre klientdokumentasjon ble det i disponeringsskriv for 2009, tillegg nr 2 – punkt 6.4 stilt krav til at alle «klientmapper må gjøres fullstendige både fysisk og elektronisk i løpet av 2009. Arkivverdige dokumenter må overføres fra ODA til ePhorte og øvrige dokumenter må skannes inn»

Dette var et mer omfattende arbeid en først antatt, og arbeidet med ajourføring av klientmapper i region sør var et gjentagende krav i disponeringsskrivene de påfølgende årene, og er fremdeles en løpende oppgave for fagteam og enheter.

Dokumentsenteret på Kongsberg

Dokumentsenteret på Kongsberg ble etablert høsten 2008, men startet opp med journalføring for opptaksområdet Kongsberg fra februar 2009. Opptaksområdet Drammen ble først koblet på i november 2009. Det var i første omgang disse to opptaksområdene (Buskerud), som falt inn under ordningen. Det innebar begge fagteamene, fosterhjemstjenesten Kongsberg, fosterhjemstjenesten Drammen, Buskerud barne- og familiesenter, Hokksund barne- og familiesenter og Geithus ungdoms- og familiesenter Dokumentsenterets oppgave var å motta, skanne, registrere og arkivere all arkivverdig klientpost (klient barnevern) for region sør. Dokumentsenteret på Kongsberg var fra starten av samlokalisert med, og administrert av, fagteam Kongsberg. Fra og med 01.01.11 ble dokumentsenteret lagt inn under administrasjonen på regionkontoret, region sør.

Fra 01.06.2012 ble fagteamområde Tønsberg (Vestfold) knyttet til dokumentsenteret. Foruten fagteamet så gjaldt dette fosterhjemstjenesten Tønsberg, Skjerfheim, Sandefjord ungdomssenter, Tønsberg ungdoms- og familiesenter, Jarlsberg ungdoms- og familiesenter og Vestfold barne- og familiesenter.

Fagteamområdene Skien, Arendal og Kristiansand (Telemark, Aust- og Vest-Agder) ble først implementert etter oppstart av BSA 01.03.2013.