Brukertilgang

Brukertilgang til Public 360

Hvordan få tilgang?

I det en ansatt tiltrer og registreres i SAP som ansatt, vil det automatisk bli laget brukertilgang til den ansatte. Brukertilgangen kvalitetssikres av arkivets systemadministrator. 

Når en ansatt fratrer eller ved andre endringer i ansattes organisasjonstilhørighet, gir HR-avdelingen skriftlig beskjed til arkivtjenesten, hvorpå systemadministrator vil inaktivere/endre den ansattes brukertilgang.

Arkivtjenesten har ansvaret for opprette, autorisere og avslutte brukere etter anvisning fra ansvarlig innmelder. Systemansvarlig har ansvar for at dette blir vedlikeholdt kontinuerlig, og skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten skriftlig beskjed. 

Roller i Public 360

I Public 360 brukes følgende roller:

Saksbehandler

Saksbehandlerrollen gir mulighet til å

• Opprette saker, dokumenter og filer
• Sende dokumenter på gjennomgang
• Godkjenne dokumenter som sendes på godkjenning til vedkommende
• Fordele saker/dokumenter
• Ekspedere dokumenter
• Avskrive dokumenter 
• Avslutte egne saker 

Saksbehandlerrollen gir tilgang til

• Saker og dokumenter med tilgangsgruppen public samt eventuelle tilgangsgrupper i avdelingen.

Arkivar

Arkivarrollen gir mulighet til å

• Opprette saker, dokumenter og filer
• Sende dokumenter på gjennomgang
• Godkjenne dokumenter som sendes på godkjenning til vedkommende
• Ekspedere dokumenter
• Fordele saker/dokumenter
• Avskrive dokumenter 
• Avslutte saker (endre status fra AS - Avsluttet av saksbehandler til A - Avsluttet)
• Sette saker i status U - Utgår
• Journalføre dokumenter

Arkivarrollen gir tilgang til

• Saker og dokumenter med alle tilgangsgruppene

Leder

Lederrollen gir mulighet til å

• Opprette saker, dokumenter og filer
• Sende dokumenter på gjennomgang
• Godkjenne dokumenter som sendes på godkjenning til vedkommende
• Fordele saker/dokumenter
• Ekspedere dokumenter
• Avskrive dokumenter 
• Avslutte egne saker 

Lederrollen gir tilgang til

• Saker og dokumenter med tilgangsgruppen public samt eventuelle tilgangsgrupper tilhørende lederrollen

Utvalgssekretær 

Utvalgssekretærrollen gir mulighet til å 

• Opprette Utvalg i utvalgsmodulen 
• Registrere/ fjerne Utvalgsmedlemmer  
• Opprette møter i utvalget 
• Legge dokumenter i sakslisten  
• Produsere møteinnkalling og møteprotokoll for møtet 
• Angi status på dokumenter under møte 
• Registrere habilitets tilgang på saker 
• Redigere behandlingsplan å flytte evt. Utsatte saker til senere tidspunkt

Utvalgssekretær rollen gir tilgang til

• Dokumenter som er blitt registrert i utvalget man er sekretær i
• Saker og dokumenter med tilgangsgruppen Public samt eventuelle tilgangsgrupper tilhørende utvalgssekretærrollen.