|
I arkivføresegna § 2-1, blir det fastsett fylgande om organiseringen av arkivarbeidet: "Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organet sine fellessaker." Kommunen er etter arkivlova forplikta til å ta vare på sine arkiva sine, og til å halde dei tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjeld både for papirbaserte og elektroniske arkiv. I arkivføresegna § 5-1 er dette fastsett: "Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot. Arkivverket (Riksarkivet og statsarkiva) er arkivdepot for alle statlege organ. Kommunar og fylkeskommunar skal opprette eigne ordningar for arkivdepot. Som eit minimum skal slike ordningar innebera at det løpande ansvaret for eldre og avslutta arkiv blir plassert ein stad, at ein har til rådvelde nødvendige lokale for å oppbevare arkiva, jf. kap. IV, og at ein etablerer rutinar som ivaretek dei spesifiserte krava til arkivdepot i kapitlet her. Kommunar og fylkeskommunar kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning." Bruken av omgrepet organ i Vestre Slidre kommune Det er gjort slikt administrativt vedtak:: ”Vestre Slidre kommune har, ved rådmannen, vedteke at kommunen skal vera eitt arkivorgan. Samstundes er det utpeika ein arkivansvarleg for heile kommunen”. Arkivnøkkel
- Arkivserieoversikten viser kva arkivnøklar og ordningssystem som skal bli nytta i kommunen.
- Dersom andre ordningssystem skal bli teke i bruk, må detta vera godkjent av arkivleiar.
- Vestre Slidre kommune bruker Kommunanes arkivnøkkel (KS) = K-KODER
Arkivdokument Etter offentlegheitslova består saksdokumenta til forvaltinga av dokument som er utarbeidde av eit offentleg organ, eller som er komne inn til eller lagt fram for eit forvaltingsorgan. Arkivmateriale består difor både av eigenproduserte dokument og mottekne dokument. Det kan vera administrative saker (ofte kalla arkivsak), eller saker drøfta i politiske utval, såkalla utvalssaker. At nokre språkmessig skil mellom saksbenadling og utvalsbehandling har ikkje noko å seie her. I fylgje definisjonen i §2 i arkivlova, er dokument det same som «medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring». Dokument er med andre ord uavhengig av kva for lagringsmedium informasjonen er festa til. Arkivmaterialet som skal registrerast omfattar all dokumentasjon: Papirdokument, diskettar, harddiskar, optiske plater, band og lydeopptak, filmar, mikrofilmar, video og fotografi. Men informasjonen kan også vera i form av ulike typar gjenstandar, til dømes fysiske modellar av terreng eller bustadfelt. Ein arkivskaper er definert som ein administrativ eining som har eiga arkiv, og tar imot (registrerar) og sender ut post på vegne av kommunen. Arkivet omfattar dei dokumenta som er produsert eller tatt i mot av arkivskaparen som ledd i den verksemda til arkivskaparen. Ein journaleining (journalførande eining) er i NOARK-4 definert som: ”ein organisatorisk eining som står for journalføring og anna verksemd knytast til arkivsystemet og arkivfunksjonen til eit organ med edb-basert sak-/arkivsystem”. I denne arkivplanen vil omgrepet arkivskaper bli brukt for alle eininger som har eigne arkiv. Omgrepet journaleining er brukt for arkivskaper som høver edb-basert sak-/arkiv-system eller fagsystem. Arkivet i Vestre Slidre kommune er eit felles sentralarkiv. All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i Acos WebSak, med unntak av ein del personsensitive saker som blir førte i lukka fagsystem. Desse krev særleg sikring mot innsyn, og skal væra eiga journaleining. Fagsystema, med de tilhøyrande klientarkiva, er likevel ein del av kommunens felles arkiv.
- Arkivsaker blir ikkje produsert for arkivet si skuld, men for framhald av verksemd i kommunen
- Arkivet er i fyste rekkje eit hjelpemiddel for å løyse kommunen sine oppgåver
- Arkivtenesta skal væra ein støttefunksjon for saksbehandling i kommunen
- All informasjon skal vera lagra og bli funne fram att med så lite ressursbruk som råd
Proveniensprinsippet Overførte arkivsakar blir behandla etter proveniensprinsippet. Det vil seia at alle dokument som kjem frå ein bestemt arkivskapar, skal halde samla og for seg sjølv. Dokumenta skal dessutan bli oppbevara i den orden dei fekk ved arkivlegginga. Når kommunen får overført arkivmateriale med tilhøyrande fagområde frå ein anna institusjon, må desse dokumenta ikkje bli blanda saman med kommunen sine eigne. Dette blir då ein eigen arkivserie |