Delegering av arkivansvar

Kommunen har ansvaret for egne arkiver. Det overordnede arkivansvaret er lagt til kommunedirektøren jf. arkivforskriften § 1.

Kommunedirektør - overordnede ansvaret for arkivarbeidet

• har det overordnede ansvaret for arkivene i Evenes kommune.
• lede den samlede kommunale administrasjonen, herunder arkiv, med de unntak som følger av lov, og innenfor de instrukser, retningslinjer eller pålegg som kommunestyret gir.
• ansvarlig for internkontrollen, dvs. ansvar for at

• • arkivarbeidet blir utført i tråd med lover og regler som gjelder for offentlige arkiver, jf. arkivforskriften § 1
  • bidra til at kommunen er åpen og gjennomsikt i tråd med formålet i offentleglova ved å legge til rette for innsyn i de arkiver og arkivsystemer som forvaltes, uten at dette går på bekostning av personvernet og særlover som regulerer innsyn,
  • kommunens arkiv er ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygge som informasjonskilder for samtid og ettertid, jf. arkivloven § 6,
  • arkiv, fagsystemer og liknende som ikke er i aktiv bruk, og bortsatt og deponert til Arkiv i Nordland - både papirarkiv og elektroniske arkiv i fagsystem
  • arkivarbeidet blir omfattet av organets internkontroll, jf. arkivforskriften § 4
  • kontakt med Riksarkivaren som er tilsynsmyndighet, jf. arkivlovens §§ 7 og 8. (Arkivverket har rettlednings- og tilsynsansvar, kommunen har opplysningsplikt etter forespørsel fra Riksarkivaren)

Kommunedirektøren har delegert administrative fullmakter, ansvar og vedtaksmyndighet for arkivarbeidet til:

• Leder administrasjon (Arkivleder)
• Rådgiver arkiv
• Enhetsledere
• Systemansvarlig i enhetene

Leder administrasjon (arkivleder) - Delegerte fullmakter og ansvar for hele arkivarbeidet 

har administrativt ansvar for kommunens arkiv som omfatter:

• administrativt ansvar for at arkiv drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at de er gjenstand for betryggende kontroll,
• å bidra til at kommunen er åpen og gjennomsikt i tråd med formålet i offentleglova ved å legge til rette for innsyn i de arkiver og arkivsystemer som forvaltes, uten at dette går på bekostning av personvernet og særlover som regulerer innsyn,
• å ansette en rådgiver arkiv med operativt arkivansvar for kommunens arkiver
• å sørge for at arkivleder er delegert den nødvendige myndighet innenfor sitt ansvarsområde,
• å sørge for at arkivtjenesten har tilstrekkelige ressurser i form av bemanning, økonomiske midler, godkjente arkivlokaler og nødvendig utstyr til å kunne utføre sine tjenester,
• å ivareta ansvaret som systemeier av kommunes felles arkivsystem (Acos WebSak+) og arkivplan.no
• å sørge for tilfredsstillende rapportering om arkivforholdene til kommunedirektøren slik at denne kan oppfylle overordnet arkivansvar,
• å sørge for at arkivfaglige hensyn blir i varetatt ved organisasjonsendringer
• involvere rådgiver arkiv i god tid før omorganisering da det kan få konsekvenser for hele arkivorganiseringen, sak-arkivsystemet, arkivplanens innhold, endring av arkivansvar og arbeidsforhold

Rådgiver arkiv – Delegerte fullmakter og ansvar

har faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste og delegert fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen

• har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale,
• å bidra til at kommunen er åpen og gjennomsikt i tråd med formålet i offentleglova ved å legge til rette for innsyn i de arkiver og arkivsystemer som forvaltes, uten at dette går på bekostning av personvernet og særlover som regulerer innsyn
• påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende arkivplan, lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på,
• rapportere til leder administrasjon om arkivtjenesten og legge frem forslag om tiltak som kal heve kvaliteten på arkivarbeidet,
• gi rettledning og føre tilsyn med arkivarbeidet slik at det skjer i samsvar med lover, forskrifter og interne rutiner,
• utviklingsarbeid for arkiv,
• påse at at rutiner for periodisering av sak-arkivsystemet og andre fagsystemer med arkivkjerne blir overholdt,
• skal planlegge og gjennomføre større arkivfaglige aktiviteter, blant annet periodisering, uttrekk og avlevering av arkivmateriale i samarbeid med de respektive ledere/avdelingsledere og IKT avdelingen og overlevere  til Arkiv i Nordland som er kommunens arkivdepot,
• skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, skal avgi uttalelser i saker som angår fagområdet,
• uttale seg i relevante saker som omhandler innkjøp av nye systemer og digitaliseringsprosesser, der i blant sak- og arkivsystem,
• skal konsulteres og få uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer,
• ansvar for opplæringstiltak knyttet til arkivtjenesten,
• være kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten,
• gi veiledning til saksbehandlere og ledere på arkivfeltet,
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret,
• har ansvar for oppdatering/endringer i arkivplanen,
• plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp,
• være kontaktperson til Arkiv i Nordland
• behandle innsynsforespørsler som gjelder deponert materiale,
• skal holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
• kontakt med Riksarkivaren som er tilsynsmyndighet, jf. arkivlovens §§ 7 og 8. (Arkivverket har rettlednings- og tilsynsansvar, kommunen har opplysningsplikt etter forespørsel fra Riksarkivaren)

Sentrale oppgaver:

• sørge for at det daglige arkivarbeidet er i tråd med gjeldende regelverk og etiske retningslinjer for arkivarer,
• journalføre daglig post iht rutiner og retningslinjer
• sørge for at materialet er trygt og sikkert oppbevart til det skal avleveres til Arkiv i Nordland,
• ansvar for bevaringsvurdering av arkivene, arkivleder kan bistå med rådgiving
• ansvar for kassering av arkivmateriell etter godkjenning av arkivleder
  • at det blir gjort uttrekk (periodisering av fagsystemet) av arkivverdig dokumentasjon fra systemet slik at det kan avleveres til Arkiv i Nordland etter gjeldende retningslinjer for dette og i samarbeid med arkivleder,
  • rapportering om arkivforholdene og rutinene til arkivleder slik at denne kan oppfylle sitt overordnede faglige arkivansvar, og slik at arkivbeskrivelser og rutiner kan inngå i arkivplanen.
  • at arkivarbeidet forbundet med systemet er i tråd med gjeldende regelverk,
  • at arkivverdig dokumentasjon fra systemet avleveres IKA Oppland etter rutinene for dette,
  • og rapportering om system (herunder systemendringer/oppgraderinger med konsekvenser for arkiv) og arkivrutiner til arkivsjef slik at denne kan oppfylle sitt overordnede faglige arkivansvar, og slik at arkivbeskrivelser og rutiner kan inngå i arkivplanen.

Enhetsledere – Delegerte fullmakter og ansvar

har løpende ansvar for arkiver i egen enhet. Det kan være fagsystemer, registre, databaser og andre arkivserier med arkivverdig dokumentasjon som av praktiske grunner ikke inngår i kommunens felles sakarkiv (f eks Visma Profil). 

Oversikt over arkiver og arkivsystemer er skissert i Arkivplanen – Oversikt.

Enhetslederes sentrale oppgaver og ansvar er:

• være systemeier av fagsystem som brukes innenfor egen enhet. Leder administrasjon er systemeier for Acos WebSak
  • Systemeier har sammen med systemansvarlige ansvaret for at systemet utnyttes til beste for avdelingen og organisasjonen som helhet
  • ansvar for at arkivdanning drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll ,
  • å bidra til at kommunen er åpen og gjennomsikt i tråd med formålet i offentleglova ved å legge til rette for innsyn i de arkiver og arkivsystemer som forvaltes, uten at dette går på bekostning av personvernet og særlover som regulerer innsyn,
  • å ivareta ansvaret som systemeier av virksomhetens arkivsystemer,
  • ansvarlig for systemet ivaretar informasjonssikkerheten, GDPR, lover, forskrifter samt retningslinjer
  • å sørge for at arkivfunksjonen i egen enhet har tilstrekkelige ressurser i form av bemanning, økonomiske midler, godkjente arkivlokaler og nødvendig utstyr,
  • kompetanseutvikling for systemansvarlig, superbrukere og brukere
  • å sørge for tilfredsstillende rapportering om arkivforholdene til kommunedirektør og arkivleder slik at disse kan oppfylle overordnet og operativt arkivansvar,
  • vurdere behovet for nye systemer, evt. oppgradering av eksisterende system, utforme evt. kravspesifikasjon i samarbeids med IKT, rådgiver arkiv og arkivleder slik at arkivfaglige hensyn og krav ivaretas,
  • inngå og underskrive avtaler mot leverandøren av systemet, inkludert databehandleravtale

• plikt til å sikre arkivmaterialet mot å gå tapt og til å bevare arkivenes bevisverdi, integritet, autentisitet og konfidensialitet. Arkivene skal være tilgjengelige, ikke bare for organet selv, men også for tilsynsorganer, kontroll fra de folkevalgte og innsyn fra offentligheten.

• oppnevning av systemansvarlig og superbrukere for det aktuelle system. (Systemeier må påse at alle fagsystem alltid har minst 2 systemansvarlige.) Systemeier skal legge til rette og påse at systemansvarlig utfører sine oppgaver iht. oppgaveoversikt for systemansvarlig.
• Avvik ift. arkiv og arkivdanning meldes i Compilo og sendes arkivleder

Systemansvarlig i enhetene – Delegerte fullmakter og ansvar

Systemansvarlig er ansvarlig for fagsystemet og har det daglig ansvaret for fagsystemet, som omfatter:

• at systemet følger lovpålagt standard
• at arkivarbeidet forbundet med systemet er i tråd med gjeldende regelverk
• at arkivverdig dokumentasjon avleveres Arkiv i Nordland etter gjeldende retningslinjer og i samarbeid med arkivleder og rådgiver arkiv
• rapportering av system (herunder systemendringer/oppgraderinger med konsekvenser for arkiv) og utarbeide arkivrutiner til arkivleder slik at denne kan oppfylle sitt overordnede faglige arkivansvar, og slik at arkivbeskrivelser og rutiner kan inngå i arkivplanen