|
Formålet med denne delen av en arkivplan er å oppnå en mest mulig sikker og styrt arkivdanning. Dette gjøres ved å utarbeide rasjonelle rutiner for administrering og arkivering av dokumenter. Slike samlinger av rutiner skal:
- Kontrollere og styre dokumentbehandlingen
- Støtte saksbehandling og oppgaveutførelse gjennom rasjonelle dokumentrutiner og god service
- Trygge og sikre virksomheten sin oppbevaring av all type dokumentasjon
I dag er dokumenter i en eller annen form arbeidsmaterialet for nesten alt kontorarbeid, og de er støtteredskap i de fleste arbeidsoperasjoner. Det er derfor viktig å ha nøye gjennomtenkte og nedtegnede retningslinjer og prosedyrer som sikrer en rasjonell og effektiv dokumentadministrasjon. Dette er helt uavhengig av hvilket medium informasjonen befinner seg på. Sviktende rutiner kan koste dyrt, både økonomisk og personvernmessig. Det fører til manglende oversikt og styring med dokumentasjonen. Ufullstendige arkiver gir mangelfull kompetanseoverføring, frustrerte medarbeidere, tapt tid og forringede arbeidsvilkår. Rutinene må samtidig ivareta de krav som skal stilles til dokumentbehandling og arkivering. Nedskrevne prosedyrer kan lettere bedømmes, og en jevnlig evaluering av rutinene kan danne grunnlaget for å kvalitetssikre denne delen av arkivarbeidet. Hva kan arkivreglementet omfatte? Arkivreglementet skal sikre at nødvendig informasjon styres til rette vedkommende, samtidig som informasjonen tas vare på slik at den er tilgjengelig som kompetanseoverføring for framtiden. Reglementet og rutinene skal dermed bidra til en målrettet styring av dokumentene fra de mottas eller produseres til de arkiveres, samtidig som de skal legge grunnlaget for en sikker oppbevaring og rasjonell gjenfinning. Det er således mange sider ved dokumentbehandlingen som har behov for rutiner og prosedyrer, samtidig som den i større eller mindre grad involverer og berører de aller fleste ansatte. I arkivplanen finnes rutinebeskrivelser for blant annet følgende områder av arkivfaget:
- Behandling av post og saksdokument
- Innsyn og utlån
- Periodisering og bortsetting
- Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon
- Oppbevaring og sikring av arkivmateriale
- Avleveringsrutiner
- Personalarkiv
- M.m.
Før en utarbeider de konkrete arbeidsrutinene, kan det være nyttig å tenke gjennom om en ønsker å utarbeide standardrutiner som skal gjelde for en hel virksomhet, eller om det er nødvendig med endringer og tilpasninger for bestemte enheter og avdelinger. Her er det flere forhold som spiller inn, bl.a. organisering, fysiske avstander, personell, lovverket, osv. St. Olavs hospital utarbeider sine rutiner og gjør disse tilgjengelige i kvalitetssystemet EQS. Rutinene bør samtidig være konkrete og detaljerte, slik at uklarheter og misforståelser unngås. De bør samtidig være såpass omfattende at viktige prosesser ikke blir overlat til tilfeldigheter. Det er ellers opp til den enkelte virksomhet å bestemme hvor konkret og detaljert arkivreglementet skal være. Men rasjonelle rutiner hjelper ikke dersom de ikke blir fulgt. Det er alltid mennesket som forvalter rutinene som avgjør hvor effektive de blir. Ofte kan detaljerte rutiner virke byråkratiske og tungrodde, og behovet for kontroll, oversikt og styring kan synes å stå i motsetning til effektivitet og rasjonalitet. Dette er uheldig og kan føre til at rutiner ikke følges dersom medarbeiderne ikke er motiverte. Motiverte medarbeidere er derfor nøkkelen til effektive rutiner. Rutiner er et ledelsesansvar, selv om ledelsen ikke selv utarbeider disse. Det er også et ledelsesansvar å få rutinene vedtatt og fulgt opp. Bare slik vil arkivreglementet ha den nødvendige tyngde. |