|
Arbeidsoppgaver for arkivleder
- Rådgivning i arkivfaglige problemstillinger i organisasjonen
- Ansvar for at St. Olavs hospital etterlever lover og regler for fagområdet og opprettholder kvalitet som kreves etter arkivloven
- Kvalitetssikring i databasen for sykehusets sak- og arkivsystem
- Utarbeide og vedlikeholde prosedyrer
- Utarbeide statistikker
- Systemansvarlig for sykehusets sak- og arkivsystem
- Utarbeide opplæringsmoduler for fagområder
- Brukerstøtte
- Sørge for kompetanseheving for arkivarer
- Kontaktpunkt for divisjoner/klinikker
- Deltar i ledermøter, AMU, osv ved behov for informasjon
- Sørge for at arkivtjenesten er à jour med arbeidsoppgavene knyttet til daglig drift
- Leverandørkontakt
- Ivareta utviklingsoppgaver og prosjektarbeid for fagområdet
- Lage og vedlikeholde sykehusets elektroniske arkivplan
- Arkivleder skal i tillegg til arbeidsoppgavene som arkivleder delta i arkivtjenestens daglige drift
Arbeidsoppgaver for arkivarer i Sakarkivet
- Registrere, skanne og fordele alle arkivverdige dokumenter som kommer inn til postmottaket
- Fordele denne til divisjon/klinikk
- Påføre tilgangskode dersom det er aktuelt
- Sette på ordningsverdi (arkivkode/fødselsnummer)
- Kvalitetssikre og journalføre fortløpende
- Følge opp organisasjonens restanser, sende ut restanselister
- Publisere offentlig postjournal
- Tilby brukerstøtte/support innen Sak- og arkivsystemet
- Betjene fjernarkiv på Dora
Arbeidsoppgaver for superbrukere på divisjon/klinikk-nivå I tillegg til de rollene som eksisterer i Sak- og arkivsystemet har HMN utnevnt en superbruker i hver avdeling/klinikk/enhet. Superbrukeren har ansvar for å:
- bistå sin avdeling i opplæring og rådgivning i dokumentasjonshåndtering
- gi opplæring i bruk av Sak- og arkivsystemet
Arbeidsoppgaver for leder Følgende oppgaver må utføres av leder:
- Gjøre seg kjent med Sak- og arkivsystemet ved å gjennomføre obligatoriske kurs
- Er saksansvarlig for personalmappene for sine ansatte jf. personalmapperutine
- Bestille nødvendige tilganger i tilgangsadministrasjon til saksbehandlere i egen avdeling
- Sørge for at ansatte på sin avdeling gjennomfører obligatoriske kurs ved å fordele kompetanseplan
- Gjøre seg og sin avdeling kjent med dokumentbehandlingsprosedyrer
- Legge til rette for at saksbehandlingen i avdelingen dokumenteres fortløpende;
- Sikre overføring av arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemer
- Dette gjelder også intern dokumentproduksjon i avdelingen (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)
- Fordele avdelingens ufordelte post (kan delegeres til saksfordeler)
- Legge føringer for utgående brev som skal godkjennes
- Godkjenne dokumenter elektronisk i tråd med HMNs retningslinjer for dette
- Holde oversikt over avdelingens restanser
- Informere arkivleder om planlagte organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten
- Informere arkivleder om endringer i bemanningsstrukturen som kan få betydning for fordeling av post
- Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt
- Vite hvem som er avdelingens/klinikkens superbruker i Sak- og arkivsystemet, og involvere denne i avdelingens arbeid med systemet
- Vurdere overføring av aktive saker til ny saksbehandler hvis saksbehandler slutter i organisasjonen
- Avslutte tilgangen i tilgangsadministrasjonen dersom ansatt slutter eller ikke lenger har tjenstlig behov for tilgang i Sak- og arkivsystemet
Arbeidsoppgaver for saksfordeler Saksfordeler har delegert ansvar for å:
- Fordele post i aktuell avdeling
- Utføre leders oppfølgingsoppgaver i Sak- og arkivsystemet ved behov
Arbeidsoppgaver for saksbehandler Saksbehandler er ansvarlig for å lagre arkivverdig dokumentasjon i sak- og arkivsystemet. Alle saksbehandlere har et medansvar for å oppfylle arkivlovens formål slik at all aktivitet og saksbehandling blir dokumentert på en helhetlig og forsvarlig måte til bruk i nåtid og for ettertiden. Følgende oppgaver må utføres av saksbehandler:
- Fullføre opplæring via tildelt kompetanseplan fordelt fra leder
- Gjøre seg kjent med gjeldende prosedyrer
- Sørge for at egen saksbehandling dokumenteres fortløpende;
- Også arkivverdige dokumenter som mottas eller opprettes i andre systemer
- Dette gjelder også intern dokumentproduksjon (for eksempel prosjektdokumentasjon og referat)
- Følge opp ubesvart post innen frist
- Skjerme saker og dokumenter som inneholder sensitiv informasjon ved behov
- Ferdigstille journalposter med status Reservert
- Påse at alle utsendte dokumenter har status ekspedert
- Følge skriveregler for titler på saksmappe og journalpost
- Ferdigstille kompletterte saksmapper som kan avsluttes
- Svare ut innsynsbegjæringer på egne saker
- Gi beskjed til brukerstøtte innen rimelig tid hvis saksdokumenter ikke er fullstendig eller lesbare
- Ansvarlig for å gi beskjed til saksfordeler/postmottak hvis post blir fordelt feil
- Vite hvem som er superbruker Sak- og arkivsystemet i egen avdeling
- Vurdere overføring av aktive saker hvis saksbehandler slutter i organisasjonen
|