|
Helse Midt-Norge RHF har valgt å ha fysisk personalarkiv plassert hos administrasjonsleder. Personalmappene har følgende innhold: Dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold arkiveres i vedkommendes personalmappe, som regel etter fødselsnummer. Dokumenter som skal bevares
- søknad på stilling(er)
- attester for utdanning, arbeidspraksis
- kompetansegivende kurs og opplæring
- ansettelsesbrev
- undertegnet arbeidsavtale/taushetserklæring
- sikkerhetsklarering (eget arkiv)
- dokumenter vedrørende pensjonsforhold og lønnsplassering
- vedtak om yrkesskade og/eller redusert arbeidstid
- særskilte avtaler i arbeidsforholdet
- permisjoner med ansiennitetstap
- ansiennitetsberegning
- tildelte hederstegn
- oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev
- eventuell korrespondanse vedrørende fratredelsen og gjenpart av sluttattest
Dokumenter som kan kasseres
- sykemeldinger og korrespondanse vedrørende disse
- korrespondanse vedrørende deltakelse på kurs og seminarer
- korrespondanse vedrørende ulike godtgjørelser (for eksempel tjenestereiser, reiseforskudd og lignende)
- permisjoner uten ansiennitetstap
- fravær
- stipendier
- ferier
- utbetalinger vedrørende personalutvikling
- lønnsutbetaling, lønnstrekk, o.l.
- arbeidsmarkedstiltak
Materiale som kan kasseres så snart det anses forsvarlig ut fra saksbehandlingen:
- skattekort
- gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor, etc
Advarsler Advarsler skal arkiveres både i personalmappen og i sakarkivet. Skriftlige advarsler i personalmappen makuleres tre år etter at saken er avsluttet. I de tilfeller den ansatte må fratre sin stilling på grunn av advarsler, skal imidlertid dokumentene bevares i personalmappen. Tilsvarende dokumenter i saksarkivet skal ikke kasseres. Personalmapper til fratrådt personale skilles ut og settes bort i ordnet stand hvert femte eller tiende år. Materiale som tillates kassert tidligere enn det øvrige innhold i mappen må skilles ut. Det må innføres rutiner som sikrer at dette skjer på en forsvarlig måte. Utlån av personalmapper Personalmappene skal ikke lånes ut. Gjennomsyn kun på kontoret til administrasjonsleder. |