|
Interkontroll i HMR sin arkivdanning skjer i det daglige arbeidet. Sakarkivet kontrolleres av postmottak via venstremeny i elements. De ulike oppgavene er fordelt på roller, som igjen fordeles mellom de ansatte. Oversikt over internkontroll-oppgavene ligger her Tilhørende er oppgavematrise som viser ansvarsområde fordelt mellom seksjonsleder, arkivleder, postmottak og klagesakskoordinator. For journalarkivet skjer kvalitetssikring og internkontroll gjennom handlinger beskrevet i prosedyre for skanning til pasientjournal. Avvik i tilknytning til arkivtjenesten, både sak- og pasientarkiv, fysisk og elektronisk, skal meldes gjennom kvalitetssystemet EQS. Avviksmeldinger går til nærmeste leder for seksjon der avviket har skjedd. Melding om avvik behandles av seksjonsleder, og tas med inn i kvalitetsarbeidet på seksjons/avdelingsnivå. Dersom det mistenkes brudd på personvernreglene går melding i tillegg automatisk til personvernombud som vurderer om det skal videre til Datatilsynet. Ved større feil vurderes dette i samråd med personvernombud og informasjonssikkerhetsansvarlige i hele Helse Midt-Norge. Der er egne prosedyrer for innmelding, og for behandling av innmeldt avvik her. Dersom det mistenkes systemfeil meldes avviket videre til systemeier For å sikre god oversikt utover daglig internkontroll skal HMR fra og med høsten 2022 gjennomføre en større interkontroll basert på dokumentet Internkontroll arkiv HMR / Periodiske prosedyrer / Rutiner generelt, og system / Helse Møre og Romsdal HF / Arkivplaner / Planer / Arkivplan - Root folder - Arkivplan Etter årlig internkontroll skal arkivplan være tema i påfølgende ledermøte (øverste ledernivå). Slik sikrer vi forankring av arkivansvar og arkivplan som internkontroll hos øverste ledelse i HMR. Arkivplan er implementert i ledelsens årlige gjennomgang. |