FORMÅL
Et offentlig organ har plikt til å journalføre alle inn- og utgående saksdokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.
I tillegg til å ha et arkivmessig formål er journalføringsplikten delvis også knyttet opp mot offentlighetsloven, og er ment å bidra til at offentlig virksomhet
er åpen og gjennomsiktig, og til å styrke rettssikkerheten og tilliten til det offentlige og allmennhetens kontroll.
Et saksdokument er ethvert dokument som er kommet inn til eller framlagt for et organ, eller et dokument som organet selv har opprettet (i betydning sendt
fra seg eller ferdigstilt) og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Formålet med rutinen er å løpende kvalitetssikre og journalføre dokumenter slik at disse blir tilgjengelige på HNT`s offentlige journal uten unødig forsinkelser. Sjekkpunkt journalpost:
- er dokumentet i riktig sak
- er det brukt riktig dokumenttype? Kontakt saksbehandler hvis du mener det er feil dokumenttype
- lar dokumentet seg åpne, har det et innhold og er det lesbart
- brevdato – samsvar mellom dato på brev og dokumentdato
- avsender /mottaker
- samsvar med avsender/mottaker i brevet og journalopplysningene
- personnavn skrives på formen fornavn etternavn
- e-postadresse brukes ikke
- sjekk om det skal stå firma som mottaker i stedet for person
- er dokumenttittelen beskrivende, uten skrivefeil og i henhold til skriveregler og standardtitler
- er det samme tekst på dokumentet som på journalposten
- skal dokumentet unntas offentlighet? Sjekk riktig tilgangskode og hjemmel for unntak (Både hoveddokument og vedlegg)
- skal hele eller deler av dokumenttittel og/eller avsender/mottaker skjermes
- er det en beskrivende tittel på vedleggene
- er alle nødvendige vedlegg med
- konverter til PDF
Sjekk at alle vedleggene har informativ tekst. Oppfølging av dokumenter som automatisk kommer inn og legger seg som journalpost i Elements (eDialog)
Svar på utgående brev som er sendt ut elektronisk fra Elements, vil automatisk legge seg som et inngående dokument i status "Midlertidig registrert".
Dette søket må sjekkes daglig.
Dette gjøres ved at vi går inn i Avansert søk.
Vi fyller ut "Inngående brev" i "Dokumenttype", og i "Status" fyller vi inn "Midlertidig registrert" og søker.
Alle inngående dokumenter i status "Midlertidig registrert" vil da vises.
Inngående brev i status "Midlertidig registrert" som skal til HR, legges ufordelt til HR-sekretariatet. |